Avec l’arrivée de la belle saison, le bal des déménagements et la valse de l’emballage et du déballage des centaines de boîtes occuperont plusieurs d’entre nous. On est toujours impressionnés par ceux qui savent tout organiser au quart de tour pour être capable d’être rapidement fonctionnel après le déménagement. Le secret, c’est d’être bien organisé. Tribune expert vous suggère aujourd’hui de vous inspirer des meilleures pratiques de l’art du déménagement pour préparer facilement votre présentation d’affaires.

Vous avez une connaissance approfondie de votre domaine d’expertise. Vous travaillez sur un projet d’envergure qui vous occupe depuis plusieurs semaines. Bref, qu’il s’agisse d’attirer un nouveau client, de donner un atelier lors d’un congrès ou d’obtenir l’aval du conseil d’administration pour poursuivre votre projet, vous pourriez facilement discourir des heures et des heures sur le sujet pour lequel vous devez préparer une présentation.

Vous vous installez alors à l’ordinateur et ouvrez PowerPoint pour commencer à travailler. Vous mettez des titres en majuscule sur des dizaines de diapositives remplies de textes touffus, où la présence d’une puce (bullet) au début de chaque phrase justifie l’utilisation du logiciel de présentation. Stop ! Avant d’en arriver-là, faites le tri dans vos idées.

À moins d’être un professeur d’université qui a 45 heures pour élaborer sur son sujet, vous n’aurez probablement que quelques minutes pour convaincre votre client potentiel que vous êtes la ressource pour répondre à ses besoins, faire un survol de la nouvelle réglementation en matière de protection de l’environnement obtenir des fonds additionnels pour poursuivre votre projet. À défaut de pouvoir présenter vos idées clairement et rapidement, vous risquez au mieux d’ennuyer votre auditoire, au pire de l’endormir.

Les conseils de Guy et Steve

Guy Kawasaki a travaillé des années avec Steve Jobs chez Apple comme directeur marketing. Il affirme qu’une présentation devrait idéalement durer 20 minutes. Pour présenter devant un comité de direction ou dans une réunion d’équipe, vous aurez souvent encore moins de temps. Il est donc essentiel d’être bref et concis !

Pour commencer, établissez donc clairement sur papier l’objectif que vous souhaitez atteindre à la fin de votre présentation. Lors d’un déménagement, ça serait de pouvoir préparer le souper dans une maison relativement ordonnée lorsque les déménageurs auront quitté !  Pour vous, ça pourrait être par exemple convaincre un nouveau client de vous faire confiance.

Choisir trois messages

Puis, définissez trois messages qui vous permettront d’atteindre votre but. Pourquoi trois ? Parce que les recherches ont démontré qu’un auditoire, quel qu’il soit, peut difficilement mémoriser plus de trois arguments à la fois et qu’au-delà de ça, vous perdrez rapidement l’attention. Steve Jobs était certainement le plus célèbre utilisateur de cette règle efficace. Dans l’analogie du déménagement, ces trois messages seraient en quelque sorte les trois boîtes dans lesquelles vous mettrez les choses essentielles pour reprendre rapidement les activités quotidiennes de la maison. Pour attirer votre client, vous pourriez présenter les ressources humaines qui travailleraient avec vous sur son compte, des mandats importants que vous avez déjà réalisés dans son domaine d’activité et, finalement, de votre proposition d’honoraires à forfait avantageux pour lui.

Par la suite, mettez en vrac toutes les idées, arguments, faits et exemples que vous souhaitez apporter lors de votre présentation. Puis, essayez de les regrouper dans l’un ou l’autre de vos trois messages. Par exemple, je jour du déménagement, vous pourriez avoir trois boîtes étiquetées Vaisselle & ustensiles, Draps et serviettes, articles de toilette. Ensemble, elles contiendront ainsi tout ce qu’il vous faudra pour finir la journée sans vous arracher les cheveux.

Dans votre cas, vous regrouperez ensemble toute l’information dont vous disposez pour chacun des messages. Assurez-vous ensuite que chaque élément est important pour soutenir le message auquel il se rapporte et nécessaire pour atteindre votre objectif final.

L’heure des choix

Selon le temps dont vous disposez, vous devrez peut-être faire des choix et laisser de côté certains éléments. Par exemple, pour présenter l’équipe, vous aurez peut-être à choisir entre mentionner que :

• un associé est disponible 24 h sur 24 pour réagir rapidement en cas d’urgence,
• les multiples diplômes et prix et reconnaissances obtenus pour les membres de l’équipe,
• les investissements importants faits par votre entreprise pour la formation continue du personnel de soutien,
• le grand esprit d’équipe des personnes qui seront affectées à son dossier,
• la qualité de l’organisation du travail qui fait que personne ne sera épuisé quand viendra le temps de travailler sur son mandat.

Ne vous inquiétez pas… En faisant le tri dans vos arguments et en limitant le contenu de votre présentation, vous susciterez l’intérêt de votre auditoire plutôt que de l’endormir par une trop longue présentation. En écoutant avec intérêt une présentation concise et efficace, les gens n’hésiteront pas à vous poser des questions s’ils veulent en savoir plus. Vous serez alors bien préparé pour répondre en donnant plus d’arguments !

Ça n’est qu’après que vous pourrez vous lancer dans PowerPoint. Mais ça, c’est un autre sujet que nous aborderons dans une prochaine édition. Restez à l’affût, inscrivez-vous à notre infolettre !